قصد داریم تا چند نکته ریز در نرم افزار MS Word را به شما معرفی کنیم که با استفاده از آن میتوانید قدرت استفاده از این نرم افزار را تا حد زیادی بهبود ببخشید.

اگر عمل چاپ را با Outlookبه انجام برسانيد آنچه به دست مي‌آوريد فهرستي از آدرس‌هاي الكترونيكي شما است كه فقط به درد قرار گرفتن درون پوشه مي‌خورد. اما با Word مي‌توانيد جزئيات آدرس‌هاي خود را به صورت برچسب چاپ كنيد و بدينوسيله مطمئن شويد كه هيچ تماسي را از نظر دور نداشته‌ايد. اگر آدرس نامه را درون متن نامه تايپ كرده‌ايد , آن را انتخاب و از منوي Tools گزينه Envelopes and labels برگزينيد. با اين كار Word به صورت خودكار آدرس مذكور را در فيلد Address ركوئستر Envelops & Labels وارد خواهد كرد. اما اگر آدرس را قبلا در نامه خود تايپ نكرده‌ايد , به سادگي مي‌توانيد , آن را به‌صورت دستي در ركوئستر مذكور تايپ و يا با كليك بر روي آيكون AddressBook اين ركوئستر , آدرس را از طريق آدرس‌هاي موجود در برنامه Outlook انتخاب كنيد.

چاپ عالي
تنظيمات پيش‌فرض Word به گونه‌اي است كه مي‌تواند كپي‌هاي متعددي از يك ليبل را بر روي كل يك ورق مخصوص برچسب به چاپ برسانيد. بسياري مواقع اتفاق مي‌افتد كه ما فقط به يك ليبل تكي نياز داريم و نه به يك ورق پر از ليبل‌هاي يكسان , در اين‌گونه مواقع مي‌توانيد گزينه Singel Label را انتخاب , و سطر و ستوني كه مي‌خواهيد ليبل مورد نظر بر روي برچسب در آنجا به چاپ برسد را برگزينيد. اين شيوه زماني مورد استفاده قرار مي‌گيرد كه قبلا بارها از ورق برچسبتان استفاده كرده باشيد و در نتيجه بخش‌هايي از آن در حال حاضر فاقد كاغذ ليبل باشد.البته در اين حالت لازم است جهت ورود كاغذ به چاپگر را به خاطر بسپاريد تا مثلا وقتي ليبل خود را در ستون سوم , سطر چهارم چاپ مي‌كنيد ناگهان سر از ستون و سطر ديگري در نياورد , من معمولا اگر كاغذ علامت مشخصه‌اي نداشته باشد , به صورت دستي يك فلش كوچك بر روي آن رسم مي‌كنم تا بتوانم جهت ورود كاغذ را تعيين نمايم.
Word براي اكثر ورق‌هاي استاندارد برچسب به صورت داخلي الگوهاي پيش‌فرضي را در نظر گرفته است كه در ميان آنها استاندارد ورق‌هاي معروفي مانند Avery نيز مشاهد مي‌شوند. توجه داشته باشيد هميشه از اندازه‌هاي Ayery A4 and A5 استفاده كنيد , چرا كه از اندازه‌هاي استانداردي كه Word به صورت پيش‌فرض براي ورق Avery در نظر مي‌گيرد , مبتني بر استاندارد آمريكايي است و نه انگليسي .
اكثر ورق‌هاي معمولي برچسب كدي دارند كه نشان ‌مي‌دهد اندازه آن ورق , معادل اندازه كدام يك از ورق‌هاي Avery است. اما اگر ورق برچسب شما چنين كدي نداشت مي‌توانيد برايdownload ساير اندازه‌ها به سايت http://office.microsoft.templates آفيس مراجعه نماييد. اگر طرح مد نظر شما در ميان الگوهاي آماده وجود نداشت و يا ليبل‌هاي شما پس از چاپ , از لبه ورق برچسب بيرون زدند , در قسمت LalelsOptions گزينه New Label را انتخاب و اندازه‌هاي ورق مورد نظر خود را به صورت دستي وارد نماييد. البته هنگام وارد كردن اندازه‌ها به صورت دستي امكان انتخاب هر اندازه‌اي را نداريد. مثلا در اين قسمت گزينه‌اي براي تعيين فاصله مابين دو ليبلي كه قرار است كنار يكديگر چاپ شوند , و يا گزينه‌اي براي تعيين حاشيه پايين و سمت راست ليبل‌ها در نظر گرفته نشده است. ولي وقتي اندازه حاشيه بالا و حاشيه چپ برچسب‌ها و هم‌چنين فاصله نقطه شروع برچسب اول و برچسب دوم Vertical Pitch)و Horzontal Pitch) را مشخص كنيد , Word به صورت خودكار مابقي اندازه‌ها را برايتان تعيين خواهد كرد.
اگر فقط از ورق برچسب‌هايي در قطع استاندارد Avery استفاده مي‌كنيد مي‌توانيد براي چاپ ليبل‌هايتان از ويزاردي كه در آدرس http://www.avery.com ارائه شده استفاده نماييد. اين ويزارد در واقع يك Plug-in مخصوص Word 2003 است كه به شما اجازه مي‌دهد بدون ورود به اينترفيس Word اقدام به چاپ ايميل‌هايتان نماييد. فقط كافيست Avery Wizard را اجرا و جزئيات مورد نظرتان را انتخاب كنيد , تا اين برنامه به صورت خودكار برنامه Word را در background به اجرا در آورد. گرچه اين ويزارد كار را كمي ساده‌تر مي‌كند , ولي اگر اندازه‌هايتان كاملا با ورق برچسب منطبق نباشد نمي‌توانيد براي رفع مشكل , اندازه‌هايتان را به صورت دستي تنظيم كنيد. هم‌چنين اين ويزارد صرفا اندازه‌هاي سازگار با Avery را پشتيباني مي‌كند و در برخي سيستم‌ها اگر ليبل‌هايتان را در مكاني غير از موقعيت قرارگيري اولين ليبل موجود بر روي ورق برچسب چاپ كنيد , ديگر نمي‌توانيد مطمئن باشيد كه ليبل شما دقيقا در همان جايي چاپ مي‌شود كه شما خواسته‌ايد.

تجهيزات ادغام
از جمله روش‌هاي ديگري كه Word براي چاپ ليبل درنظر گرفته , گزينه Mail Merge است كه بيشتر براي چاپ هم‌زمان چندين آدرس متفاوت مناسب است. براي اين‌كه بتوانيد آدرس‌هاي موجود در Outlook را با استفاده از اين قابليت Word به چاپ برسانيد. لازم نيست جزئيات مورد نظرتان را ابتدا از Outlook به‌صورت يك فايل , Export نماييد , ولي اگر قصد چاپ داده‌هاي Excel را داشته باشيد مجبوريد آنها را ابتدا به Outlook وارد Import كنيد.
هر يك از فيلدهاي رسمي Outlook مي‌توانند تمام اطلاعات مورد نياز شما (مثلا آيا نامه بايد به صورت پيشتاز ارسال شود يا معمولي) را براي استفاده در Mail Mergeدر خود نگهداري كنند.براي اين منظور Mail Mergeرا از منوي Tools Letters & Mailing برنامه Word انتخاب و به آنچه از شما خواسته مي‌شود عمل نماييد. طي اين مراحل علاوه بر چاپ ليبل و نامه , حتي مي‌توانيد پرونده‌اي را براي ارسال به افراد مختلف انتخاب و با استفاده از گزينه‌هايي كه در اختيار شما قرار مي‌گيرد كاري كنيد كه در قسمت عنواني هر پرونده به صورت خودكار نام و مشخصات فرد گيرنده به چاپ برسد. اين كار توسط گزينه‌هاي موجود در قاب Task به انجام مي‌رسد و شما مي‌توانيد در مرحله چهارم , آدرس و خطوط مربوط به سلام و احوالپرسي را وارد و يا با كليك بر روي More Items فيلدهاي ديگري را به نامه‌ها يا ليبل‌هايتان بيافزاييد. براي تغيير آنچه Word در فيلدهاي برنامه قرار مي‌دهد مي‌توانيد از كليد Match Fields استفاده كنيد. (اين كليد در ركوئستر گزينه‌هاي ارائه شده در مرحله چهارم قرار دارد). فيلدهاي ادغام مابين << >> قرار مي‌گيرند و اين همان جايي است كه Word جزئيات اختصاصي هر يك از كپي‌ها را در آن پر مي‌كند.
چه از گزينه Envelopes and Labels استفاده كنيد و چه از گزينه‌ Mail Marge , در هر صورت آنچه مي‌توانيد به متون خود بيافزاييد بسيار فراتر از صرفا يك آدرس است.
با اين روش مي‌توانيد اقدام به چاپ دعوت‌نامه‌هاي شخصي , برچسب سي‌دي‌هاي پشتيبان , علامت شركت , كارت‌هاي تجاري , فهرست غذا , راهنماي گنج‌يابي و خلاصه هر چيزي كه به كپي‌هاي متعدد نياز دارد نماييد , حتي اگر قرار باشد هر كپي دقيقا مانند كپي ديگر نباشد.
(به نقل از علم الکترونیک و کامپیوتر)