براي اين كار كافي است وارد محيط Gmail شويد .

حال در كنار كادر جستجو ، بر روي گزينه Create a fil‌ter كليك كنيد و يا به بخش Setting رفته و سپس بر روي زبانه Fil‌te‌rs كليك كرده و سپس عبارت Create a new filt‌er را برگزينيد.

حال در صفحه اي كه به چشم مي خورد ، مي توانيد عبارتي كه مد نظر شماست را با توجه به ايميلهاي خود در كادر هاي مختلف وارد كنيد .

• در كادر From مي توانيد مشخص كنيد ايميلهايي كه از طرف شخص يا شركت خاصي ارسال شود . (مثلا info@kralpc.com برای ایمیل های کرال پی سی)
• در كادر To ايميلهايي كه به آدرس مشخصي ارسال شده اند . مثلا فرض كنيد تمامي ايميلهاي يك اكونت ديگر شما در سايتهاي ديگر يا يك اكانت ديگر گوگل به اكانت فعلي Forward مي شود . حال مي توانيد براي ايميلهاي خود دسته بندي هاي مختلف تعريف كنيد .
• در كادر Subject هم مي توانيد مشخص كنيد اگر كلمه خاصي در موضوع ايميل شما قرار داشت شامل دسته بندي (f‌ilt‌er) شود
• در كادر Has the words نيز مي توانيد جمله يا كلمه خاصي كه در متن ايميل وجود داشت را تايپ كنيد
• در صورت وارد كردن كلمه اي در كادر Doesn’t have ، چنانچه در متن ايميل شما آن كلمه وجود نداشته باشد آن ايميل شامل دسته بندي واقع مي شود .

با كليك بر روي دكمه Test Search مي توانيد نتايج را بلافاصله مشاهده كنيد .

شما مي توانيد تنها يكي از كادرهاي فوق و يا چندين كادر مختلف را پر كنيد .

حال با كليك بر روي دكمه Next Steps به مرحله بعد برويد .

حال در پنجره موجود مي توانيد نتايج را بنا به دلخواه خود تنظيم كنيد .

Skip the Inbox = ايميلهايي كه داراي خصوصيات تعريف شده باشند را درInbox ايميل شما نمايش نخواهد داد و تنها در دسته بندي كه تعيين مي كنيد جمع اوري خواهد شد (Labels)

Star it = ايمليهاي تعريف شده را ستاره دار خواهد كرد .

Apply the label = ايمليهايي كه داراي خصوصيات تعريف شده باشند را در يك Label خاص قرار خواهد داد .

Forward it to = ايميلهاي فوق را به يك آدرس ايميل ديگر Forward مي كند .

Delete it = نيز ايميلهاي ذكر شده را به صورت اتوماتيك حذف مي كند .

همچنين با انتخاب گزينه Also apply filter to نيز نتايجي كه در مرحله قبل يافت شده اند نيز شامل اين اعمال قرار خواهند گرفت ؛ در غير اين صورت تنها ايميلهايي كه از اين به بعد داراي خصوصيات فوق باشند شامل عمل Filter قرار خواهد گرفت .

از آنجايي كه قصد ما تنها جمع آوري يكسري ايميل خاص بود لذا گزينه Apply the Lable را انتخاب كرده و يك Label تعيين مي كنيم .

حال در صفحه اصلي Gmail ، در كادري كه در سمت چپ به چشم مي خورد با كليك بر روي Label خودتان مي توانيد ايميلهاي مربوطه را مشاهده كنيد . همچنين در صورت وجود ايميل خوانده نشده اي در هر Label عددي در مقابل label به چشم خواهد خوvد كه نشان دهنده تعداد ايميلهاي خوانده نشده است.